Читать онлайн Компьютер для бухгалтера бесплатно

Самой популярной операционной системой является Windows – продукт компании Microsoft. В ней реализован набор полезных функций, значительно облегчающих работу пользователей и отвечающих самым строгим и актуальным требованиям сегодняшнего дня.

Для успешной работы системы Windows (в частности, популярной 7й версии) компьютер должен удовлетворять следующим минимальным требованиям.

• 32-разрядный (x86) или 64-разрядный (x64) процессор с тактовой частотой не менее 1 ГГц.

• Не менее 1 Гб (для 32-разрядной системы) или 2 Гб (для 64 разрядной системы) оперативной памяти.

• Не менее 16 Гб (для 32-разрядной системы) или 20 Гб (для 64 разрядной системы) свободного пространства на жестком диске.

• Графическое устройство DirectX 9 с драйвером WDDM версии 1.0 или выше.

Это необходимый минимум. Но для использования некоторых функций системы этот перечень может быть значительно расширен. Например, в зависимости от разрешения экрана для воспроизведения видео может потребоваться дополнительная память и более совершенное графическое оборудование. Чтобы с помощью Windows Media Center смотреть телепередачи, вам потребуется ТВтюнер (правда, на интернет телевидение это требование не распространяется). Для работы с компактдисками необходимо наличие оптического привода, для прослушивания звуковых файлов нужны колонки или иное аналогичное устройство (к ноутбукам это не относится – у них есть встроенные колонки) и т. д.

Большинство современных компьютеров, продаваемых сегодня на российском рынке, вполне удовлетворяют условиям, необходимым для эксплуатации системы Windows.

Описание пользовательского интерфейса

После загрузки операционной системы Windows 7 на экране отображается ее пользовательский интерфейс (рис. 1.1), который включает в себя три основных элемента: Рабочий стол, панель задач и меню Пуск.

Рис. 1.1. Интерфейс операционной системы Windows 7

Наибольшую часть пользовательского интерфейса занимает Рабочий стол – это вся область экрана, кроме кнопки Пуск и панели задач.

Рабочий стол оформляется фоновым рисунком, поверх которого отображаются ярлыки вызова приложений и значки папок. В качестве фонового рисунка используются изображения, фотографии, скриншоты и т. п. В комплект поставки Windows входит большой набор фоновых рисунков, но можно использовать для оформления Рабочего стола и прочие графические объекты (например, скачанные из Интернета, созданные в графическом редакторе или с помощью цифрового фотоаппарата).

Основной функциональный элемент рабочего стола Windows – это расположенные на нем значки и ярлыки, предназначенные для оперативного доступа к программам, файлам, документам и папкам. Вы можете сами установить на рабочий стол необходимые значки и ярлыки.

Примечание

Как правило, на рабочий стол выводятся ярлыки и значки для наиболее часто используемых приложений, файлов и папок. В остальных случаях лучше использовать Проводник, чтобы не загромождать рабочий стол редко используемыми элементами.

После установки операционной системы на рабочий стол по умолчанию выводится значок Корзина. С его помощью открывается доступ к корзине с удаленными файлами, папками и иными объектами. Периодически следует удалять из корзины все содержимое, чтобы не хранить на жестком диске то, что уже не понадобится.

Что касается остальных системных папок, то на рабочий стол могут быть автоматически выведены следующие значки и ярлыки:

• Мой компьютер – для доступа к файлам, папкам и документам, хранящимся на компьютере.

• Мои документы – в данной папке хранятся различные текущие документы пользователя (письма, отчеты и т. д.).

• Моя музыка – папка предназначена для хранения музыкальных и звуковых файлов.

• Мои рисунки – в данной папке целесообразно хранить цифровые фотографии, рисунки, графические объекты и т. п.

• Мои видеозаписи – папка предназначена для хранения видеозаписей.

Чтобы самостоятельно вывести на рабочий стол ярлык, откройте в Проводнике Windows папку с соответствующим файлом (этот может быть как файл документа, так и исполняемый файл приложения). Щелкните на этом файле правой кнопкоймыши, и в открывшемся контекстном меню выберите команду Отправить → Рабочий стол (создать ярлык).

Нажатием на Рабочем столе правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, включающее в себя команды для выполнения ряда операций (сортировка объектов рабочего стола, управление их отображением, создание ярлыков и папок и др.).

Основные элементы и инструменты Windows

Панель задач представляет собой полосу, располагающуюся вдоль всей нижней границы интерфейса, и включает в себя ярлыки быстрого запуска, кнопки открытых приложений, системные часы и др. Она включает в себя следующие компоненты: область быстрого запуска, область открытых приложений, область уведомлений, адресная панель, панель ссылок, языковая панель и панель рабочего стола. Управление отображением данных элементов (за исключением области быстрого запуска, области открытых приложений и области уведомлений) происходит с помощью команд подменю Панели, которое находится в контекстном меню панели задач.

Меню Пуск (рис. 1.2) открывается нажатием круглой кнопки, которая расположена в левом нижнем углу интерфейса (название этой кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

Рис. 1.2. Меню Пуск

Данное меню позволяет получить доступ к приложениям, папкам и файлам, хранящимся на компьютере, перейти в режим настройки и администрирования системы, вызвать справочную информацию, открыть режим поиска, выключения и перезагрузки компьютера и др.

Панель управления представляет собой совокупность элементов, предназначенных для настройки основных компонентов операционной системы, а также перехода в режим выполнения ряда важных операций (например, подключение устройств, удаление программ и др.). Запуск панели управления происходит с помощью команды Пуск → Панель управления – при ее активизации на экран выводится окно, которое показано на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Панель управления

Содержимое панели управления в зависимости от функционального назначения сгруппировано по категориям, для открытия которых предназначены соответствующие ссылки (см. рис. 1.3). С их помощью вы можете не только открыть категорию, но и перейти непосредственно к одному из ее элементов. Кратко рассмотрим основные из них.

Элементы категории Система и безопасность предназначены для просмотра и редактирования параметров безопасности системы, просмотра сведений о системе и характеристиках компьютера, архивирования данных, перехода в режим работы с встроенным брандмауэром Windows, настройки параметров электропитания, выполнения действий по администрированию, обслуживанию и обновлению системы.

В категории Сеть и Интернет производится настройка подключения к Интернету, настройка общего доступа к файлам и папкам, проверка состояния и настройка локальной сети, переход в режим настройки интернетобозревателя Internet Explorer (отметим, что в данный режим можно войти и непосредственно из окна Internet Explorer), добавление в сеть беспроводных устройств и др.

Элементы категории Оборудование и звук предназначены для подключения к компьютеру принтеров и другого оборудования, настройки звукового сопровождения системных событий, настройки автоматического воспроизведения компактдисков и параметров энергосбережения, обновления драйверов, настройки параметров экрана и иных действий, связанных с работой оборудования и звуковым оформлением.

В категории Программы ведется работа с программами и приложениями – как от компании Microsoft, так и от сторонних разработчиков. В частности, здесь вы можете удалить программы, не имеющие штатного деинсталлятора, выбрать приложения, которые будут использоваться по умолчанию, включать и отключать компоненты Windows, работать с гаджетами Рабочего стола, назначать программы для открытия файлов конкретных типов (например, файл с расширением avi будет по умолчанию открываться программой Media Player Classic и т. п.) и др.

Примечание

Расширение файла представляет собой набор символов, характеризующих его тип, следующих сразу за его именем и отделяющихся от имени файла точкой. Чтобы было понятнее, поясним на конкретных примерах: в файле Список. doc расширение – doc (оно указывает на то, что этот документ создан в программе Word), в файле Отчет. rtf расширение – rtf (поддерживается программами WordPad и Word), Рисунок. bmp расширение – bmp (это одно из графических расширений) и т. д.

В категории Учетные записи пользователей и семейная безопасность ведется работа по формированию и редактированию пользовательских учетных записей, настройке функции родительского контроля (эта функция позволяет предотвратить просмотр детьми нежелательных материалов), изменению пароля доступа к системе и др. Здесь же производится управление информационными картами для подключения к интерактивным службам.

Элементы категории Оформление и персонализация предназначены для оформления интерфейсов системы, настройки панели задач и меню Пуск, управления шрифтами, настройки параметров папок и др.

В категории Часы, язык и регион можно изменить системное время и дату, выбрать часовой пояс, выбрать режим переключения раскладки клавиатуры и др.

С помощью элементов, входящих в состав категории Специальные возможности, можно перейти в режим настройки специальных возможностей системы для людей с нарушениями зрения, слуха, опорнодвигательного аппарата, а также настройки системы распознавания речи и микрофона. В Корзину, которая также создается автоматически при установке Windows, помещаются объекты (файлы, папки, документы), удаленные с помощью клавиши Delete либо команды контекстного меню Удалить. Если же нужно выполнить окончательное удаление объекта с жесткого диска (минуя корзину), то для этого используйте комбинацию клавиш Shift+Delete.

Однако не стоит злоупотреблять последним способом: ведь после этого восстановление удаленного объекта становится невозможным, а вот из корзины его можно восстановить. Для этого следует установить на него курсор, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Восстановить. После этого вы сможете найти восстановленный объект в том месте, где он находился до удаления.

Совет

С целью высвобождения места на жестком диске периодически удаляйте из корзины все ее содержимое. Это производится с помощью команды Файл → Очистить корзину, либо аналогичной команды контекстного меню (в данном случае оно должно вызываться на пустом месте в окне корзины).

Папка Мои документы создается автоматически при установке операционной системы и предназначена для хранения файлов, папок и иных объектов. Она содержит несколько подчиненных папок аналогичного назначения, в частности Мои рисунки, Моя музыка, Мои видеозаписи. Они предназначены для хранения файлов соответствующих форматов. Для начинающих пользователей, еще толком не освоивших навигацию по компьютеру, это очень удобно: по крайней мере, изображения и фотографии будут храниться в одной папке, музыка – в другой, электронные книги – в третьей, а прочие объекты – непосредственно в папке Мои документы. Эти автоматически созданные папки предлагаются по умолчанию при сохранении файлов соответствующих форматов. Для удобства можно вывести ярлыки этих папок на Рабочий стол.

Проводник Windows

Операционная система, по сути, является посредником между пользователем и компьютером. Подобный посредник есть также между пользователем и операционной системой. Он называется Проводник и представляет собой программу, с помощью которой пользователь видит расположение папок и файлов в компьютере (на любых носителях информации – локальных, сетевых, сменных и др.). Именно с помощью Проводника осуществляется открытие папок, запуск файлов, а также выполнение ряда иных действий (переименование объектов и др.).

Чтобы открыть проводник Windows (рис. 1.4), нужно выполнить команду Пуск → Компьютер. Если по какимто причинам данная команда отсутствует в меню Пуск, то можно воспользоваться командой Пуск → Все программы → Стандартные → Проводник. Для удобства работы рекомендуется вывести ярлык Проводника на Рабочий стол.

Рис. 1.4. Проводник Windows

Структура окна Проводника такова: вверху находится адресная строка, под ней – главное меню, еще ниже – инструментальная панель. Слева отображается перечень папок, автоматически созданных в процессе установки системы, список всех дисков компьютера (локальных, сетевых, виртуальных и др.), а также список компьютеров, входящих в локальную сеть (при наличии таковых). Правую (основную) часть интерфейса занимает содержимое диска или папки, на которой слева установлен курсор, либо содержимое открытой в данный момент папки. Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, команды которого дублируют соответствующие команды главного меню или кнопки инструментальной панели.

Чтобы просмотреть содержимое папки в окне Проводника, необходимо дважды щелкнуть на ней левой кнопкой мыши. Подчиненные папки раскрываются аналогичным образом, и так же производится запуск файлов на исполнение. Отметим, что просматривать содержимое дисков и папок можно и в левой части окна – для этого нужно раскрыть соответствующий диск (папку), щелкнув мышью на стрелочке слева от его названия.

В адресной строке Проводника отображается адрес (местонахождение) содержимого, представленного в его правой (основной) части. На рис. 1.4 это содержимое находится по адресу Компьютер → Локальный диск (Е), то есть оно располагается на локальном диске Е.

Перед тем как приступить к эксплуатации текстового редактора Word, рекомендуется просмотреть и при необходимости отредактировать параметры его настройки. Несмотря на то что предложенные по умолчанию настройки вполне пригодны для работы большинства пользователей, не исключено, что в процессе работы придется внести в них некоторые изменения. О том, как выполняется настройка Word, будет рассказано в данной главе.

Поскольку режим настройки Word включает в себя большое количество параметров, мы не будем подробно останавливаться на каждом, а рассмотрим только те из них, которые являются наиболее значимыми для бухгалтерской работы.

Для перехода в режим настройки программы нужно открыть меню Файл и выбрать в нем команду Параметры. В результате откроется окно настройки (рис. 2.2), в левой части которого приведен перечень разделов настройки, а в правой части – параметры текущего раздела. Для перехода в любой раздел достаточно щелкнуть на его названии мышью.

Рис. 2.2. Общие параметры настройки

Все выполненные изменения параметров настройки вступают в силу только после нажатия в окне настройки кнопки ОК. При нажатии кнопки Отмена данное окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.

Общие настройки Word

Начинать настройку программы следует с параметров, которые расположены в разделе Общие (рис. 2.2).

В Word предусмотрена возможность автоматического отображения панели инструментов, включающей в себя некоторые основные команды форматирования, после выделения любого текстового фрагмента. Это существенно повышает удобство работы с выделенным фрагментом, поскольку многие важные инструменты оказываются под рукой. Для включения данного режима нужно в разделе Общие установить флажок Показывать минипанель инструментов при выделении. По умолчанию данный флажок установлен.

Если установить флажок Включить динамический просмотр, то пользователь сможет перед выполнением того или иного действия предварительно просмотреть его будущий результат и определить, подходит ему такой вариант или нет. Эту возможность удобно использовать, например, при рисовании таблиц, форматировании текста, а также в иных случаях.

Если флажок Открывать вложения электронной почты в полноэкранном режиме чтения установлен, то вложения электронной почты при открытии будут представлены в режиме чтения.

В поле Цветовая схема из раскрывающегося списка можно выбрать цветовую схему, используемую для оформления интерфейса Word. Возможен выбор одного из трех вариантов: Синяя, Серебристая и Черная. По умолчанию в данном поле установлено значение Серебристая.

В поле Стиль всплывающих подсказок пользователь может самостоятельно определить режим отображения всплывающих подсказок, которые появляются при подведении указателя мыши к тем или иным элементам интерфейса. Начинающим и малоопытным пользователям рекомендуется в данном поле установить значение Показывать улучшенные всплывающие подсказки (это значение используется в программе по умолчанию). Более опытные пользователи могут включить отображение обычных всплывающих подсказок – для этого нужно выбрать значение Не показывать улучшенные всплывающие подсказки. Если же пользователь настолько опытен, что может обходиться вообще без подсказок, то можно отключить их появление, выбрав в данном поле значение Не показывать всплывающие подсказки.

В полях Имя пользователя и Инициалы можно указать личные данные бухгалтера, работающего с программой.

Настройка отображения и печати бухгалтерских документов

Параметры отображения данных на экране и печати документов находятся в разделе Экран, содержимое которого показано на рис. 2.3.

Если в данном разделе установлен флажок Показывать поля между страницами в режиме разметки, то в режиме разметки документа (данный режим включается на вкладке Вид с помощью кнопки Разметка страницы) между страницами будут показаны разделительные поля. При снятом данном флажке страницы следуют одна за другой без полей, и разделяются только горизонтальной полосой. По умолчанию данный флажок установлен.

Рис. 2.3. Параметры отображения и печати данных

В области настроек Всегда показывать эти знаки форматирования на экране с помощью соответствующих флажков можно включить отображение тех знаков, которые обычно не отображаются в тексте документа. Такими знаками являются: знаки табуляции, пробелы, знаки абзацев, скрытый текст, знаки мягких переносов и знаки привязки объектов. Чтобы быстро включить отображение всех перечисленных знаков форматирования, нужно установить флажок Показывать все знаки форматирования.

В области настроек Параметры печати производится настройка параметров печати бухгалтерских, финансовых и прочих документов компании. При установленном флажке Печать рисунков, созданных в Word, на печать вместе с текстом документа будут выведены и входящие в его состав рисунки, созданные средствами Word. При снятом данном флажке рисунки выводиться на печать не будут, что позволяет экономить расходные материалы принтера.

Чтобы вывести на печать фоновые цвета и рисунки, следует установить флажок Печать фоновых цветов и рисунков. В противном случае при печати они будут проигнорированы.

При необходимости можно наряду с содержимым документа вывести на печать и его основные свойства, которые отображаются в отдельном окне, выводящемся на экран с помощью соответствующей команды меню Файл. Для этого нужно установить флажок Печать свойств документа.

По умолчанию Word не выводит на печать скрытый текст, что вполне объяснимо – на то он и скрытый, чтобы его не мог увидеть любой посторонний, или – чтобы не мешать работе с обычным текстом. Однако при необходимости можно распечатать документ вместе со скрытым текстом – для этого нужно установить флажок Печать скрытого текста.

Если в процессе работы с документом пользователь не только набирает и редактирует текст, но и выполняет другие действия – например, вставляет объекты в документ, формирует оглавление и предметный указатель, рисует таблицы, делает гиперссылки и т. п., то периодически нужно выполнять обновление полей документа. Это необходимо для того, чтобы все изменения документа нашли свое отражение там, где требуется. Изменения названий глав и разделов должны отразиться в оглавлении, изменение нумерации страниц, переносы текстовых фрагментов – в предметном указателе и оглавлении, изменение количества объектов, имеющих подписи, – в нумерации этих подписей (то есть они должны быть перенумерованы) и т. д.

Обычно обновление всех полей выполняется следующим образом: нужно выделить весь текст документа (для этого удобно воспользоваться комбинацией Ctrl+A) и нажать клавишу F9, после чего в открывшемся окне выбрать режим обновления (обновить только номера страниц или обновить целиком). Однако можно сделать так, что обновление полей документа будет выполняться автоматически перед каждой отправкой его на печать, что очень удобно. Для этого достаточно в разделе Экран установить флажок Обновлять поля перед печатью.

Аналогичным образом можно включить автоматическое обновление связанных данных перед выводом документа на печать – для этого нужно установить флажок Обновлять связанные данные перед печатью.

Настройка параметров правописания

Бухгалтерские документы должны быть безупречны с точки зрения грамотности – в противном случае их могут признать юридически несостоятельными. Это, в свою очередь, чревато применением к компании серьезных санкций со стороны контролирующих органов, расторжением сделок с партнерами, прочими неприятностями.

В программе Word реализованы широкие функциональные возможности для тонкой настройки параметров правописания. Для перехода в данный режим нужно в настройках программы открыть раздел Правописание, содержимое которого показано на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Настройка параметров правописания

В первую очередь мы рассмотрим механизм, использование которого позволяет избежать случайных ошибок, возникающих при вводе тех либо иных данных. Этот механизм называется автозамена; его смысл заключается в том, что ошибочно введенные данные будут автоматически исправлены сразу после нажатия клавиш «пробел» или Enter.

Для перехода в режим настройки автозамены следует в разделе Правописание нажать кнопку Параметры автозамены. В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.5.

В данном окне на вкладке Автозамена осуществляется настройка основных параметров автозамены.

В верхней части вкладки расположен флажок Показать кнопки возможностей автозамены. Если он установлен, то возле введенных данных, которые подверглись автозамене, при подведении указателя мыши будет отображаться маленький прямоугольник, а при наведении на него указателя мыши он примет вид кнопки. При нажатии на данную кнопку открывается меню, с помощью команд которого можно либо отменить последнюю автозамену, либо вообще отключить ее применение в подобных случаях.

Рис. 2.5. Параметры автоматической замены

Если установлен флажок Исправлять две прописные буквы в начале слова, то при вводе слов с двумя прописными буквами вторая буква слова автоматически будет преобразована в строчную.

Если установлен флажок Делать первые буквы предложений прописными, то после каждой точки следующее слово будет начинаться с прописной буквы. Флажок Делать первые буквы ячеек прописными используется при работе с таблицами – если он установлен, то первые буквы в ячейках таблиц будут автоматически преобразовываться в прописные.

Внимание

Последняя возможность актуальна при работе с табличными бухгалтерскими документами – ведомостями, реестрами и т. п.

При установленном флажке Писать названия дней с прописной буквы первая буква в названии дней недели будет автоматически преобразовываться в прописную.

Устранять последствия случайного нажатия Caps Lock – установка данного флажка используется для автоматического изменения ошибок, связанных со случайным включением режима CAPS LOCK. Например, если введено слово РОССИЯ, то оно автоматически будет преобразовано в слово Россия.

Возможности программы предусматривают формирование пользовательского списка возможных ошибок и варианта устранения каждой ошибки. Например, если в процессе работы пользователь часто набирает слово аккумулятор и часто ошибается, вводя его как акумулятор, то можно в список автозамены включить ошибочное написание этого слова и вариант его исправления. Подобные настройки выполняются в нижней части вкладки, и в первую очередь для этого нужно установить флажок Заменять при вводе (при снятом данном флажке механизм автоматической замены в соответствии с пользовательским списком будет отключен).

Примечание

По умолчанию пользовательский список уже включает в себя немалое количество возможных ошибок и вариантов их исправления, но при необходимости в этот список можно добавлять новые данные и удалять из него введенные ранее.

Чтобы добавить в список новую позицию, нужно в поле заменить с клавиатуры ввести слово либо иное значение (число, дату и др.) в том виде, который является ошибочным и который должен быть автоматически исправлен после ввода, а в поле на – вариант исправления этого значения. Например, в поле заменять можно ввести слово акумулятор, а в поле на – правильное написание этого слова: аккумулятор. Для добавления в список введенной позиции нужно нажать кнопку Добавить